Multimomentstudien – auch bekannt als Work Sampling – sind ein äußerst wirkungsvolles Instrument zur Analyse von Arbeitsprozessen. Sie liefern statistisch abgesicherte Erkenntnisse über die tatsächliche Verteilung von Tätigkeiten im Unternehmen – und das mit minimalem Aufwand.

1. Geringer Aufwand, große Wirkung: Im Vergleich zu Vollerhebungen sind Multimomentstudien deutlich ressourcenschonender. Sie benötigen weniger Zeit und Personal.

2. Hohe Flexibilität: Die Erhebung kann jederzeit unterbrochen und später fortgesetzt werden – ideal für dynamische Arbeitsumgebungen.

3. Datenschutzfreundlich: Da keine personenbezogenen Daten erhoben werden, entfallen viele datenschutzrechtliche Hürden.

4. Transparenz und Optimierungspotenzial: Sie decken ungenutzte Kapazitäten auf, identifizieren ineffiziente Prozesse und helfen, gezielte Verbesserungen einzuleiten.

5. Breite Einsatzmöglichkeiten: Ob Produktion, Verwaltung oder Homeoffice – Multimomentstudien sind branchenübergreifend einsetzbar.

6. Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Die Methode ist unaufdringlich und beeinträchtigt den Arbeitsfluss kaum.

Kurz gesagt: Multimomentstudien ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen – ein echter Wettbewerbsvorteil.

 

1. Ergebnisse visualisieren und kommunizieren

Nutze klare Dashboards oder Diagramme, um die Tätigkeitsverteilung sichtbar zu machen. So wird schnell erkennbar, wo Zeit verloren geht oder Ressourcen falsch eingesetzt werden.

2. Engpässe und Verschwendung identifizieren

Zeigt die Studie z. B., dass viel Zeit auf administrative Tätigkeiten entfällt, obwohl der Fokus auf wertschöpfenden Aufgaben liegen sollte? Dann ist das ein Ansatzpunkt für Automatisierung oder Delegation.

3. Maßnahmen priorisieren

Nicht alles auf einmal ändern! Starte mit den Bereichen, die den größten Einfluss auf Effizienz oder Mitarbeiterzufriedenheit haben.

4. Pilotprojekte starten

Teste Verbesserungen im kleinen Rahmen, bevor du sie unternehmensweit ausrollst. So minimierst du Risiken und kannst Feedback direkt einbauen.

5. Mitarbeitende einbinden

Veränderungen gelingen besser, wenn die Betroffenen mitgestalten dürfen. Nutze die Ergebnisse als Gesprächsgrundlage für Workshops oder Teamrunden.

6. Erfolge messen und nachjustieren

Wiederholung der Multimomentstudie nach einiger Zeit, um zu prüfen, ob die Maßnahmen wirken – und wo noch Potenzial schlummert.

Ein digitales Auswertungssystem kann dabei unterstützen, die Ergebnisse effizient zu analysieren und in konkrete Handlungsempfehlungen zu überführen.

 

Drei praxisnahe Beispiele, wie Unternehmen die Ergebnisse von Multimomentstudien erfolgreich in Verbesserungen umgesetzt haben:

1. Produktion: Reduktion von Rüstzeiten

Ein mittelständischer Maschinenbauer stellte durch die Studie fest, dass Mitarbeitende über 25 % ihrer Zeit mit dem Einrichten von Maschinen verbrachten. Durch gezielte Schulungen, bessere Werkzeugbereitstellung und Einführung von SMED-Prinzipien (Single-Minute Exchange of Die) konnten die Rüstzeiten um 40 % gesenkt werden – was die Produktionskapazität deutlich erhöhte.

2. Verwaltung: Automatisierung repetitiver Aufgaben

In einer öffentlichen Verwaltung zeigte die Analyse, dass Sachbearbeiter: innen täglich über eine Stunde mit manuellen Dateneingaben beschäftigt waren. Die Einführung eines einfachen RPA-Tools (Robotic Process Automation) übernahm diese Aufgaben – das sparte nicht nur Zeit, sondern erhöhte auch die Datenqualität.

3. Pflegebereich: Mehr Zeit für Patienten

Ein Pflegeheim nutzte Multimomentstudien, um die tatsächliche Zeit am Patientenbett zu ermitteln. Ergebnis: Nur 45 % der Arbeitszeit wurde direkt mit Pflege verbracht, der Rest ging für Dokumentation und Wegezeiten drauf. Durch digitale Dokumentationshilfen und bessere Wegeplanung konnte der Anteil der direkten Pflegezeit auf über 60 % gesteigert werden – mit spürbar positiver Wirkung auf die Bewohnerzufriedenheit.

Multimomentstudien sind ein echter Gamechanger, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse objektiv zu analysieren und gezielt zu verbessern. Sie liefern nicht nur belastbare Daten, sondern schaffen auch Transparenz über die tatsächliche Nutzung von Ressourcen – und das mit minimalem Aufwand.

Hier sind die zentralen Gründe, warum sie für Unternehmen so wichtig sind:

1. Effizienzsteigerung durch Faktenbasis

Statt auf Bauchgefühl zu setzen, liefern Multimomentstudien statistisch abgesicherte Erkenntnisse über Tätigkeitsverteilungen. So lassen sich Engpässe, Leerlaufzeiten oder ineffiziente Abläufe gezielt identifizieren.

2. Geringer Aufwand, hohe Aussagekraft

Im Gegensatz zu Vollerhebungen sind sie schnell durchführbar, flexibel einsetzbar und benötigen keine personenbezogenen Daten.

3. Breite Anwendbarkeit

Ob Produktion, Verwaltung oder Homeoffice – Multimomentstudien funktionieren überall dort, wo Tätigkeiten beobachtbar oder dokumentierbar sind.

4. Mitarbeiterfreundlich und datenschutzkonform

Die Methode ist unaufdringlich, beeinträchtigt den Arbeitsfluss kaum und erfüllt hohe Datenschutzstandards.

5. Schnelle Umsetzung von Optimierungen

Die Ergebnisse zeigen klar, wo Potenziale liegen – sei es durch Automatisierung, bessere Arbeitsverteilung oder gezielte Schulungen.

Kurzum: Multimomentstudien sind ein schlankes, aber mächtiges Werkzeug, um Prozesse zu verstehen, zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

 

Die Umsetzung einer Multimomentstudie in Unternehmen ist einfacher, als es zunächst klingt – und mit der richtigen Planung äußerst wirkungsvoll. Hier ist ein strukturierter Ablauf, wie man vorgehen kann:

Was möchten Sie herausfinden? Geht es um die Auslastung eines Teams, die Verteilung von Tätigkeiten oder die Identifikation von Optimierungspotenzialen?

Wählen Sie die Arbeitsplätze, Tätigkeiten oder Prozesse aus, die beobachtet werden sollen. Achten Sie darauf, dass sie vergleichbar sind, wenn Sie mehrere Bereiche analysieren.

Festlegung:

• Beobachtungszeitraum (z. B. eine Woche)

• Häufigkeit der Beobachtungen (z. B. alle 15 Minuten)

• Beobachtungsmethode: Fremdbeobachtung oder Selbstaufschreibung (z. B. per App oder Strichliste)

Transparenz ist entscheidend. Erklären Sie den Zweck der Studie, betonen Sie den Datenschutz und zeigen Sie auf, wie die Ergebnisse zur Verbesserung beitragen.

Die Beobachtungen erfolgen stichprobenartig zu zufälligen Zeitpunkten. Je nach Methode werden Tätigkeiten notiert oder per Software erfasst.

Berechnen Sie die prozentuale Verteilung der Tätigkeiten. Tools wie Excel oder spezialisierte Software helfen bei der Analyse und Visualisierung.

Identifizieren Sie Zeitfresser, Leerlauf oder überlastete Bereiche. Entwicklen Sie konkrete Maßnahmen – z. B. Automatisierung, Umverteilung von Aufgaben oder Schulungen.

Starten Sie mit Pilotprojekten und wiederholen Sie die Studie nach einiger Zeit, um den Erfolg zu messen.

Best Practices für Multimomentstudien helfen, das volle Potenzial dieser Methode auszuschöpfen – von der Planung bis zur Umsetzung. Hier sind bewährte Ansätze, die sich in der Praxis vielfach bewährt haben:

Bevor Sie starten, sollten Sie genau wissen, was Sie herausfinden wollen: Geht es um Auslastung, Prozessoptimierung oder Zeitfresser? Ein klarer Fokus erleichtert die Auswertung und Interpretation.

Die Beobachtungszeitpunkte sollten zufällig gewählt werden, um Verzerrungen zu vermeiden. Nur so erhälten Sie ein realistisches Bild des Arbeitsalltags.

Moderne Softwarelösungen vereinfachen Planung, Durchführung und Auswertung erheblich. Sie ermöglichen z. B. Selbstaufschreibung per App, automatische Auswertungen und übersichtliche Dashboards.

Transparente Kommunikation schafft Vertrauen. Erklären Sie den Zweck der Studie, betonen Sie den Datenschutz und zeigen auf, wie die Ergebnisse zur Verbesserung beitragen.

Testen Sie die Studie zunächst in einem kleinen Bereich. So können Sie Methodik und Tools prüfen und bei Bedarf anpassen, bevor Sie sie unternehmensweit ausrollen.

Nutzen Sie die Daten nicht nur zur Analyse, sondern leiten Sie konkrete Verbesserungen ab – z. B. durch Automatisierung, Umverteilung von Aufgaben oder gezielte Schulungen.

Führen Sie nach der Umsetzung von Maßnahmen eine erneute Multimomentstudie durch. So können Sie prüfen, ob die Veränderungen Wirkung zeigen und wo noch Potenzial liegt.

Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Ihre Effizienz zu steigern? Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Beratung! Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Zeitwirtschaft, Multimomentstudien und Prozessanalysen Ihre Ressourcen sparen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Lassen Sie uns gemeinsam erfolgreiche Strategien für Ihr Unternehmen entwickeln!