Ablaufstudien – auch Prozessanalysen genannt – sind ein echter Gamechanger, wenn es darum geht, die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern. Sie liefern nicht nur ein klares Bild davon, wie Arbeitsabläufe tatsächlich ablaufen, sondern decken auch Schwachstellen, Engpässe und Optimierungspotenziale auf.

1. Effizienzsteigerung: Durch die Analyse von Arbeitsprozessen lassen sich überflüssige Schritte eliminieren und Abläufe verschlanken – das spart Zeit und Kosten.

2. Qualitätsverbesserung: Standardisierte und optimierte Prozesse führen zu konsistenteren Ergebnissen und weniger Fehlern.

3. Transparenz: Ablaufstudien schaffen Klarheit über Verantwortlichkeiten und Schnittstellen – besonders hilfreich bei komplexen Strukturen.

4. Mitarbeiterentlastung: Wenn Prozesse reibungsloser laufen, sinkt der Stressfaktor für Mitarbeitende – das steigert Motivation und Zufriedenheit.

5. Bessere Entscheidungsgrundlage: Die gewonnenen Daten liefern fundierte Insights für strategische Entscheidungen und Investitionen.

6. Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die ihre Prozesse kontinuierlich hinterfragen und verbessern, sind agiler und anpassungsfähiger – ein klarer Vorteil in dynamischen Märkten.

 

Beispiel: Ablaufstudie in der Produktion

Ein Unternehmen stellt technische Bauteile her. Die Geschäftsleitung hat das Gefühl, dass die Durchlaufzeiten zu lang sind und es häufig zu Verzögerungen kommt.

Vorgehen bei der Ablaufstudie:

1. Ist-Analyse:

Beobachtung und Dokumentation aller Prozessschritte – von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung. Interviews mit Mitarbeitenden, Zeitmessungen und Prozessmapping.

2. Identifikation von Schwachstellen:

Dabei zeigt sich z. B., dass es häufig zu Wartezeiten zwischen Bearbeitungsschritten kommt und Materiallogistik unzureichend abgestimmt ist.

3. Maßnahmenentwicklung:

Einführung eines digitalen Produktionsplans, bessere Abstimmung mit der Logistikabteilung und Schulungen für Mitarbeitende im Umgang mit neuer Software.

4. Umsetzung & Kontrolle:

Die neuen Prozesse werden eingeführt und regelmäßig mithilfe von KPIs überprüft, z. B. Auftragsdurchlaufzeit oder Ausschussrate.

Die Durchlaufzeit konnte um 25 % reduziert werden, die Fehlerquote sank deutlich, und die Mitarbeitenden schätzten die klareren Abläufe. 

Wenn zum Beispiel die Produktion aktuell häufig unterbrochen wird oder hohe Durchlaufzeiten hat, könnte hier eine Ablaufstudie enorme Effekte bringen.

Im Vertrieb wären Potenziale denkbar bei Angebotsdurchlaufzeiten, Abstimmungen mit der Technik oder Medienbrüchen zwischen CRM und anderen Systemen.

Administrationen profitieren oft von Prozessanalysen durch weniger Doppelerfassungen, klarere Zuständigkeiten oder automatisierte Workflows.

Oder vielleicht liegt das Potenzial sogar an einer Schnittstelle zwischen zwei Bereichen – genau dort, wo oft Reibungsverluste entstehen. 

Es gibt eine ganze Reihe bewährter Methoden, um Verbesserungspotenziale in Unternehmen systematisch zu identifizieren – je nach Zielsetzung, Bereich und Reifegrad des Unternehmens.

1. Prozessdatenanalyse

Durch die Auswertung von Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Rückläufen lassen sich Schwachstellen objektiv erkennen.

2. Wertschöpfungs-Assessment

Hierbei wird geprüft, welche Aktivitäten tatsächlich zur Wertschöpfung aus Kundensicht beitragen – und welche nicht.

3. Benchmarking

Der Vergleich mit Best Practices anderer Unternehmen oder Branchen hilft, eigene Lücken und Potenziale sichtbar zu machen.

4. Audits & Reviews

Interne oder externe Audits, z. B. nach ISO 9001, decken systematisch Abweichungen und Verbesserungschancen auf.

5. Mitarbeitervorschlagswesen

Ein gut organisiertes Vorschlagswesen kann eine Goldgrube für praxisnahe Ideen sein – vorausgesetzt, es wird ernst genommen und belohnt.

6. Informationsflussanalyse

Untersucht, wie Informationen erzeugt, weitergegeben und genutzt werden – oft ein unterschätzter Hebel für Effizienz.

7. PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Ein Klassiker im Qualitätsmanagement: kontinuierliche Verbesserung durch strukturierte Planung, Umsetzung, Kontrolle und Anpassung.

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Die Umsetzung des PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act) in Unternehmen ist ein kraftvoller Weg, um kontinuierliche Verbesserung strukturiert und nachhaltig zu verankern. Hier ist ein praxisnaher Leitfaden, wie das Modell Schritt für Schritt einführt werden kann:

1. Plan (Planen)

• Ziel definieren: Was soll verbessert werden? Zum Beispiel: „Reduzierung der Bearbeitungszeit von Kundenanfragen.“

• Ist-Zustand analysieren: Daten sammeln, Ursachen analysieren (z. B. mit Ishikawa-Diagramm oder 5-Why-Methode).

• Maßnahmen planen: Konkrete Schritte und Verantwortlichkeiten festlegen.

2. Do (Umsetzen)

• Maßnahmen im kleinen Rahmen testen: Pilotprojekt oder Testlauf durchführen.

• Mitarbeitende einbinden: Schulungen, klare Kommunikation und Feedbackmöglichkeiten schaffen.

• Dokumentation: Alle Schritte und Beobachtungen festhalten.

3. Check (Überprüfen)

• Ergebnisse messen: Haben sich die Kennzahlen verbessert?

• Abweichungen analysieren: Was lief gut, was nicht? Warum?

• Lernen aus dem Testlauf: Erkenntnisse sammeln und bewerten.

4. Act (Handeln)

• Erfolgreiche Maßnahmen standardisieren: In Prozesse und Arbeitsanweisungen überführen.

• Nicht funktionierende Ansätze anpassen: Zyklus ggf. erneut starten.

• Wissen teilen: Lessons Learned im Team oder unternehmensweit kommunizieren.

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💡 Tipp: Nutze Tools wie den A3-Report oder digitale KVP-Plattformen, um den Zyklus transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Eine Ablaufstudie bringt deinem Unternehmen nicht nur Transparenz, sondern auch handfeste Wettbewerbsvorteile. Hier sind die zentralen Benefits, die man erwarten kann:

1. Ganzheitliche Prozessoptimierung

Man erkennt, wie Mensch, Maschine und Material tatsächlich zusammenwirken – unter zeitlichen, logischen und räumlichen Aspekten.

2. Ermittlung von Verbesserungspotenzialen

Engpässe, unnötige Wartezeiten oder ineffiziente Abläufe werden sichtbar und können gezielt beseitigt werden.

3. Basis für Automatisierung und Digitalisierung

Eine saubere Ablaufanalyse ist oft der erste Schritt, um Prozesse zu automatisieren oder digitale Tools sinnvoll einzuführen.

4. Kostensenkung und Zeitersparnis

Durch die Reduktion nicht-wertschöpfender Tätigkeiten lassen sich Ressourcen effizienter nutzen – das spart bares Geld.

5. Bessere Arbeitsplatzgestaltung

Ergonomische und logistische Verbesserungen steigern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.

6. Fundierte Entscheidungsgrundlage

Die Ergebnisse der Ablaufstudie liefern objektive Daten für Investitionen, Umstrukturierungen oder Schulungsmaßnahmen.